Business OS voor bedrijven die objecten beheren
Alles met een uniek nummer. In één systeem.
Printers, cv-ketels, liften, laptops, verhuurmaterieel of dossiers. onecloud.works koppelt elke melding, werkbon, contract en factuur aan het nummer waar het om draait. Zo weet iedereen wat er staat, wat er gebeurd is en wat er nog moet.
Gehost in de EU · Werkt met Microsoft 365 en Snelstart
- Mail: “ketel geeft F28, serienr 21K-48812”vandaag 08:12Ticket gekoppeld
- Werkbon: jaarlijks onderhoud, getekend12 sep
- Factuur onderhoudscontract Q31 jul
- Geplaatst door monteur Nando4 mrt 2023
Eén systeem. Vier mensen die er elke dag iets aan hebben.
Een storingsmail noemt een serienummer. Het ticket hangt al aan dat object en die klant, en op het planbord zie je welke monteur er tijd voor heeft.
Je opent de afspraak op je telefoon en ziet wat er eerder aan dit object gedaan is. Foto's, meterstand en handtekening leg je ter plekke vast.
De contractfacturatie draait per periode en de facturen staan daarna in Snelstart. Per contract zie je wat het oplevert na verbruiksmaterialen en afschrijving.
Je logt in op het portaal van je leverancier, ziet je eigen apparatuur en contracten en meldt een storing in een paar klikken.
Werkt voor alles waar een nummer op staat
onecloud.works is begonnen bij printer- en kopieerbedrijven, waar elk apparaat een serienummer, een contract en een tellerstand heeft. Hetzelfde patroon zie je overal waar je unieke objecten beheert, onderhoudt of verhuurt.
Printers en multifunctionals
Tellerstanden, toner en kliktarieven per machine. Hier is onecloud.works begonnen.
Cv-ketels en warmtepompen
Elke ketel, warmtepomp en airco met storingshistorie en onderhoudscontract.
Liften en roltrappen
Periodiek onderhoud, keuringen en storingen per lift, met de historie erbij.
Laptops, servers en netwerk
Hardware per klant en per gebruiker, met garantie, leasecontract en tickets.
Verhuurmaterieel
Wie heeft wat, tot wanneer, en in welke staat komt het terug.
Panden, units en installaties
Panden en ruimtes met meldingen van bewoners, contracten en onderhoud.
Productiemachines
Geleverde machines met onderdelen, draaiuren en servicehistorie bij je klant.
Dossiers met een eigen nummer
Alles met een dossiernummer, een eigen tijdlijn en een volgende stap.
Je noemt het zoals jij het noemt. Heet een object bij jou een installatie, machine of dossier, dan heet het zo in het hele systeem.
Alle branches en voorbeeldenVan melding tot factuur, aan één nummer
Volg één cv-ketel door het systeem. Elke stap komt op dezelfde tijdlijn terecht, zodat niemand hoeft te zoeken of over te typen.
De melding komt binnen. Het object is al gevonden.
Een klant mailt, belt of meldt via het portaal. onecloud.works herkent het serienummer in de tekst en koppelt het ticket aan het juiste object, de klant en het contract. Twijfelt het systeem, dan krijg je een voorstel in plaats van een gok.
- Mail uit je Microsoft 365-postvak
- Telefoon via Xelion of Yeastar
- Storingsmelding uit het klantportaal
Goedemorgen, de ketel in de kelder van blok B (serienr 21K-48812) geeft sinds vannacht storing F28…
Inplannen met alles erbij.
Op het planbord zie je wie wanneer beschikbaar is. De monteur krijgt de afspraak met adres, contactpersoon, notities en de historie van het object.
- Planbord per monteur en per dag
- Tijdvakken en vaste afspraken
- Onderdeel nodig? Bestelling direct naar de leverancier
De monteur rondt af op de telefoon.
Start, werk, foto's, meterstand, checklist en een handtekening van de klant. Klaar of een vervolgafspraak nodig: het staat direct op kantoor.
- Werkt in de browser, niets te installeren
- Werkbon als pdf met handtekening
- Uren per bezoek automatisch geregistreerd
- 3 foto's toegevoegd
- Meterstand: 18.204 branduren
- Checklist: 9 van 9
- Getekend door M. de Vries
Contracten factureren zichzelf.
Vaste bedragen, verbruik op basis van meterstanden en staffels: de facturatierun rekent het per contract uit. Facturen en betalingen lopen via Snelstart.
- Meterstanden van de monteur, de klant of een koppeling
- Indexatie en automatische verlenging
- Herinneringen bij openstaande facturen
Agents doen het voorwerk. Jij beslist.
De agents in onecloud.works lezen mee met je mail, contracten en verkoop. Ze stellen voor wat er moet gebeuren en jij keurt goed. Pas als je ze vertrouwt, laat je ze zelf doorpakken.
Triage
Leest binnenkomende mail, herkent een storing, factuur of vraag en zet het op de goede plek: een nieuw ticket, een bestaand ticket of een conceptantwoord.
Inkoopfacturen uit de mail
Een pdf-factuur van een leverancier wordt uitgelezen en klaargezet als inkoopfactuur. Jij controleert, het systeem typt.
Contracten
Bij aflopende contracten kijkt de agent naar opbrengst, verbruik, leeftijd van de apparatuur en betaalgedrag, en geeft advies over verlengen.
Opvolging
Elke dag een lijst met gemiste telefoontjes, leads die stilvallen en afspraken zonder vervolgstap.
Jij bepaalt hoe ver een agent gaat
De agent doet voorstellen, maar voert niets uit.
Jij keurt elk voorstel met één klik goed of af.
De agent handelt zelf, binnen de regels die jij instelt.
Elke actie van een agent wordt gelogd en is terug te draaien.
Wat je nu in losse systemen doet, zit hier in één
Geen koppelingen tussen je CRM, je servicesysteem en je facturatie. Het is hetzelfde systeem, met dezelfde klant en hetzelfde object.
Objectbeheer
Elk object met nummer, historie en contract
Meldingen en planning
Van mail of telefoontje tot ingeplande afspraak
Werkbonnen
De monteur rondt af op de telefoon
Contracten en facturatie
Vaste bedragen, verbruik en indexatie
Klantportaal
Klanten zien hun eigen objecten en melden zelf
AI-agents
Voorwerk door agents, jij beslist
Koppelingen
Microsoft 365, Snelstart, telefonie en meer
Werkt met wat je al gebruikt
Je mail en agenda blijven in Microsoft 365 via je vertrouwde IT-partner, je boekhouding in Snelstart of je eigen systeem en je telefonie bij Xelion, Yeastar of je eigen VoIP-oplossing. onecloud.works haalt op en zet terug, zodat niemand iets dubbel invoert.
Jij houdt de controle
- Elke wijziging gelogd
- Wie wat wanneer heeft aangepast, ook als het een agent of workflow was.
- Jouw woorden
- Noem objecten, contracten en tickets zoals jullie ze noemen.
- Data in de EU
- Gehost in Frankfurt. Je gegevens blijven binnen de EU.
- Rollen en rechten
- Iedereen ziet en doet alleen wat bij de eigen rol hoort.
- Inloggen met Microsoft
- Eén login via Microsoft, met tweestapsverificatie.
- Je data is van jou
- Importeren en exporteren wanneer je wilt.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel +31 88 539 62 00 of plan een demo.
Neem een serienummer mee. Wij laten zien wat er gebeurt.
In een demo laten we onecloud.works zien met voorbeelden uit jouw praktijk: jouw soort objecten, jouw contracten en jouw manier van werken.